Как регистрировать разовых отправителей и получателей без заполнения справочника «Контрагенты»

При регистрации входящей и исходящей корреспонденции в 1С:Документооборот отправителя или получателя обычно выбирают из справочника «Контрагенты». Для постоянных партнеров это удобно, но при разовой переписке приходится создавать карточки, которые в дальнейшем могут больше не использоваться.

Функция № 122 «Строковые контрагенты» в Академическом ГиперРасширении для 1С:Документооборота 2.1 и 3.0 позволяет регистрировать разовых отправителей и получателей без создания для каждого из них отдельного элемента справочника «Контрагенты». Пользователь вводит ФИО человека или название организации строкой, а значение сохраняется непосредственно в документе.

Технически документ при этом ссылается на один заранее созданный элемент «Контрагент для переписки». В карточке и списке документов пользователь видит фактическое имя отправителя или получателя, но новая карточка контрагента в справочнике не создается.

Кейс: когда не нужно заводить в справочник «Контрагенты» разовых отправителей
Почему в справочнике появляются разовые контрагенты
Как решить задачу типовыми средствами 1С:Документооборот
Ограничения типового решения
Как работает функция №122 «Строковые контрагенты»
Как настроить строковых контрагентов
Как указать разового отправителя или получателя строкой
Как вывести строкового контрагента в список документов
Практический пример: регистрация обращения гражданина
Результат: справочник «Контрагенты» не заполняется разовыми карточками
Где еще использовать строковых контрагентов
Когда строковый контрагент не подойдет

Выводы

В организацию приходит письмо от гражданина, небольшой компании или государственного органа. Ответить нужно один раз, а продолжать работу с отправителем компания не планирует. Но при регистрации письма сотрудник должен указать контрагента. В результате ради одного документа в справочнике появляется новая карточка — часто только с названием или ФИО, без ИНН, КПП и других реквизитов.

Если таких обращений десятки или сотни, справочник «Контрагенты» быстро заполняется разовыми записями. Их трудно отличать от действующих партнеров, появляются дубли, а сотрудникам приходится тратить время на создание карточек, которые больше не понадобятся.

Коротко: функция № 122 «Строковые контрагенты» в Академическом ГиперРасширении для 1С:Документооборота 2.1 и 3.0 позволяет указать разового отправителя или получателя строкой. Имя сохраняется в документе, но отдельная карточка в справочнике «Контрагенты» не создается.

Разберем, как эта задача решается типовыми средствами 1С:Документооборота, какие ограничения есть у типового решения и как сохранить имя разового отправителя без создания новой карточки.

В карточках входящей и исходящей корреспонденции отправителя и получателя выбирают из справочника «Контрагенты». Это удобно, когда организация постоянно работает с компанией или физическим лицом: в карточке контрагента можно хранить реквизиты, договоры, контактные данны и связанные документы.

Но тот же подход используется и для разовой переписки. Сотруднику приходится создавать полноценный элемент справочника, хотя ему известно только имя отправителя или название организации. В итоге справочник растет не из-за новых деловых связей, а из-за технической необходимости зарегистрировать письмо.

В типовой конфигурации для каждого нового отправителя или получателя нужно создать отдельный элемент справочника «Контрагенты». Карточку можно создать вручную или через сервис «1С:Контрагент». Такой вариант оправдан, если с контрагентом планируется дальнейшая работа, например заключение договора или оформление закрывающих документов.

Другой вариант — завести один технический элемент, например «Контрагент для переписки», и выбирать его во всех разовых письмах. Справочник в этом случае не разрастается, но в карточках и списках документов будет виден только технический контрагент. Понять, кто именно прислал конкретное письмо, можно будет лишь по другим реквизитам, вложениям или комментарию, если сотрудник не забудет их заполнить.

Создание отдельной карточки сохраняет все возможности работы с контрагентом, но требует времени и увеличивает количество неполных и разовых записей. Общий технический контрагент решает проблему объема справочника, однако скрывает реальное имя отправителя или получателя в стандартном ссылочном поле.

Для разовой корреспонденции нужен промежуточный вариант: не создавать новую карточку, но сохранить фактическое имя в самом документе, чтобы его было видно в карточке и можно было вывести в список документов.

Функция позволяет ввести отправителя или получателя обычной строкой. Пользователь указывает ФИО человека или название организации, нажимает «Записать», и введенное значение сохраняется в конкретном документе.

Технически документ по-прежнему ссылается на один заранее созданный элемент справочника «Контрагент для переписки». При этом пользователь видит не его название, а строку, которую ввел при регистрации письма. Новый элемент в справочнике «Контрагенты» не создается.

Откройте настройки возможностей Академического ГиперРасширения, найдите функцию № 122 «Строковые контрагенты», установите флажок и примените изменения.

В справочнике «Контрагенты» создайте один технический элемент. В примере он называется «Контрагент для переписки». Этот элемент будет использоваться системой как ссылка для всех строковых отправителей и получателей.

Перейдите в раздел «Настройка АГР» → «Доп. параметры системы (локальные константы)». Создайте или заполните параметр «КонтрагентДляПереписки» и выберите в качестве значения технический элемент, созданный на предыдущем шаге. Без этой локальной константы функция не сможет подставлять техническую ссылку.

При создании входящего или исходящего письма пользователь переходит к выбору отправителя или получателя. В строке выбора он вводит нужное ФИО или название организации и нажимает «Записать». Создавать новую карточку контрагента не требуется.

После записи введенное значение появляется в поле «Отправитель» или «Получатель». В примере в карточке входящего письма сохранено имя «Сидоров Матрас Петрович», но отдельной карточки с таким именем в справочнике «Контрагенты» нет.

Чтобы видеть фактические имена не только в карточках, но и в списке документов, добавьте поле «Контрагент строковый» в форму списка. Для этого откройте меню «Еще» → «Настройки» → «Изменить форму», найдите поле «Контрагент строковый» и включите его отображение.

После настройки имя можно вывести отдельной колонкой и использовать при поиске документов. При этом строковое значение не является ссылкой на карточку контрагента. Если пользователь попытается открыть его как обычного контрагента, система покажет введенное имя, но карточка справочника не откроется.

В организацию поступило письмо от Сидорова Матраса Петровича. Ранее он не обращался, и продолжение переписки не планируется. Для регистрации входящего письма нужно заполнить отправителя. Создавать полноценную карточку физического лица ради одного обращения нецелесообразно. Делопроизводитель вводит ФИО в строке выбора отправителя и нажимает «Записать». Функция сохраняет имя в документе и подставляет технический элемент «Контрагент для переписки».

В карточке и списке документов видно настоящее имя отправителя. При этом в справочнике «Контрагенты» не появляется разовая запись.

Если позднее станет понятно, что с человеком или организацией предстоит постоянная работа, контрагента следует создать в справочнике обычным способом. Например, это потребуется для заключения договора или оформления закрывающих документов. После этого в ранее зарегистрированных письмах строковое значение можно заменить на полноценного контрагента.

В компанию может поступить запрос от иностранной организации или государственного органа, по которому нет полного набора реквизитов. Если переписка разовая, название можно сохранить строкой, не создавая неполную карточку контрагента.

При отправке отдельных приглашений или информационных писем организациям, с которыми еще нет договорных отношений, получателя можно указать строкой. Карточка появится в справочнике только тогда, когда адресат станет постоянным партнером.

При создании электронного архива в систему переносят письма прошлых лет. Многие отправители уже закрыты или больше не взаимодействуют с организацией. Строковое значение позволяет сохранить историческое имя отправителя без добавления устаревших записей в действующий справочник.

Функцию стоит использовать именно для разовой корреспонденции. Если по контрагенту нужно хранить реквизиты, заключать договоры, оформлять счета и закрывающие документы, вести аналитику по карточке или передавать ссылочные данные в другие учетные системы, лучше сразу создать полноценный элемент справочника.

Важно учитывать и еще одно ограничение: строковое имя не превращается в самостоятельный объект системы. Его нельзя открыть как карточку, дополнить реквизитами или использовать во всех сценариях, рассчитанных на ссылочного контрагента.

Типовой способ с отдельной карточкой подходит для постоянных контрагентов, а общий технический элемент — для случаев, когда фактическое имя отправителя не требуется видеть в стандартных реквизитах. Функция АГР № 122 «Строковые контрагенты» закрывает промежуточный сценарий: сохраняет имя разового отправителя или получателя в документе и не создает новую запись в справочнике.

Если переписка перерастает в постоянную работу, контрагента можно завести позднее и заменить строковое значение в связанных входящих и исходящих документах.